1. Décrivez un parcours complet.
Partez d’une demande client et suivez-la jusqu’à la clôture du dossier. Qui intervient ? Quelles données sont saisies ? Où les pièces sont-elles conservées ? Notez les étapes réalisées dans un logiciel, un tableur ou par email. Ce parcours donne une base de comparaison plus solide qu’une liste de fonctions isolées. Un outil peut couvrir la facturation tout en laissant la préparation du dossier entièrement manuelle.
2. Testez les solutions standard sur vos exemples.
Une solution standard peut être le meilleur point de départ quand vos besoins sont courants. Vérifiez son paramétrage avec un cas réel : création du dossier, modification, validation et extraction des informations. Demandez comment sont traitées les exceptions. Distinguez une fonction disponible, une adaptation possible et un contournement manuel. Le sur mesure mérite d’être étudié lorsque des contraintes centrales restent mal couvertes après cette comparaison.
3. Comparez le travail au quotidien.
Testez le parcours complet : création d’un dossier, recherche d’une information, préparation d’un document et validation. Repérez les étapes simples et celles qui demandent encore des manipulations. Une démonstration sur vos exemples aide vos équipes à choisir un outil adapté à leurs usages. Pour un logiciel sur mesure, une maquette permet de vérifier les écrans et les actions avant le développement.
4. Vérifiez les données et les conditions de sortie.
Votre entreprise doit pouvoir comprendre où se trouvent ses données, qui y accède et comment les récupérer. Examinez les possibilités d’export, les formats et la documentation des échanges. Une intégration annoncée ne suffit pas : il faut confirmer les informations accessibles et les droits nécessaires. Ces questions concernent autant les outils standard que les projets sur mesure. Elles évitent de découvrir une dépendance importante après la mise en service.
5. Décidez sur une première version vérifiable.
Choisissez un processus prioritaire et définissez l’amélioration attendue : moins de ressaisies, un statut visible ou une validation mieux suivie. Chez Mawydo, nous intégrons votre entreprise à notre ERP existant et l’adaptons entièrement à votre organisation. Les développements spécifiques complètent cette base selon vos besoins. Préparez un exemple anonymisé et la liste de vos outils pour découvrir les adaptations utiles à votre activité.
